Didactia, clases particulares: presupuestos automáticos con un chatbot

Punto de partida

Didactia organiza clases particulares y recibía por correo entre 20 y 30 consultas de precio al día. Ninguna se podía responder con una tarifa fija: el precio por hora depende del número de alumnos, de si la clase es presencial u online, de la materia y de otros factores.

Dos personas del equipo se turnaban para leer cada consulta, pedir los datos que faltaban, calcular el precio y redactar la propuesta. Era trabajo repetitivo que les quitaba horas cada semana y que hacía esperar a las familias interesadas.

Qué hicimos

1. Recopilamos las preguntas clave. Todo lo que el equipo necesitaba saber para dar un precio: número de alumnos, modalidad presencial u online, materia y el resto de factores que lo cambian.
2. Diseñamos un chatbot web a medida que hace esas preguntas al interesado en la propia web, en el orden adecuado y sin olvidar ninguna.
3. Conectamos la tabla de precios. Las tarifas siguen en una hoja de Google Sheets que el equipo actualiza como siempre; el chatbot la consulta en cada conversación, así que el precio nunca se queda desfasado.
4. Automatizamos el envío de la propuesta. Con las respuestas, el sistema calcula el precio por hora y envía la propuesta por correo al momento, sin que nadie del equipo tenga que intervenir.

Resultado

Las dos personas que se turnaban para responder dejaron de hacerlo a mano y recuperaron ese tiempo para otras tareas. Con 20–30 consultas al día y unos 5–6 minutos por correo entre leerlo, pedir los datos que faltaban, calcular el precio y redactar la respuesta, eran unas 2–3 horas diarias de trabajo repetitivo (estimación). Y la familia interesada recibe ahora su propuesta al terminar la conversación, en lugar de esperar a que alguien revise el correo.

«Manuel es un profesional excelente, proactivo y con una gran capacidad para desarrollar de forma meticulosa múltiples procesos. Seguiremos trabajando juntos.»

— Javier, CEO de Verona Servicios de Intermediación Educativa (reseña en Malt)

Si en tu empresa también se responden a mano consultas que siempre siguen el mismo patrón, empieza por ver qué procesos conviene automatizar primero.